Som verneombud vil du oppleve at ansatte kommer til deg med saker de ønsker løst, bekymringer på vegne av andre, misnøye med leder eller en eller flere kolleger, irritasjon over «stemningen» eller kulturen i avdelingen, osv. Enhver henvendelse representerer en (potensiell) sak og må følges opp. Det kan være nyttig å tenke på dette som sakshåndtering, eller saksgang (ikke saksbehandling).
Det er viktig å være trygg på hva du i rollen som verneombud kan, bør og må gjøre. Det er ikke mulig å gi noen oppskrift på riktig fremgangsmåte i vanskelige og konfliktfylte saker. Men punktene under kan tjene som tommelfingerregler og råd. Det aller viktigste er å være varsom og vise respekt for både den som står oppe i en krevende situasjon og den som har ansvar for å løse problemet.
- Følg linjen. Det er leders ansvar å sikre et godt og forsvarlig arbeidsmiljø for alle. Leder må gis anledning til å løse saker. Derfor må leder gjøres kjent med problemer, utfordringer, kritikk mm. Verneombudet skal påse at saken følges opp og finner en løsning, innen rimelig tid. Verneombud skal ikke på egen hånd sette i gang tiltak og overta leders ansvar og oppgaver.
- Unngå å bli tatt som gissel. Dersom en kollega vil ta opp problematiske saker på jobben, men ikke ønsker at saken skal tas videre, bør du avvise samtalen. Dersom en samtale starter med «jeg ønsker å ta opp et problem, men jeg ønsker ikke at du gjør noe med det», er du stilt sjakk matt som verneombud dersom det som kommer frem er alvorlig. Du kan bli informert om en stor konflikt eller en mobbesak, men hendene dine er bundet – du er tatt som gissel. Vær tydelig på at du som verneombud har en plikt til å varsle dersom du får rede på saker som kan skade ansattes liv eller helse. – Alle ansatte har varslingsplikt i slike tilfeller.
- Å ta i mot en henvendelse. Når du tar i mot en som vil ha hjelp i en vanskelig situasjon, er det viktig å vise respekt og forståelse. Samtidig er det viktig å opptre saklig og korrekt. Finn et egnet sted og lytt til hva den andre har å si. Ikke ta parti. Gi støtte til følelser men ikke sak. Støtt også retten til å få en god håndtering av saken. Ha fokus på fremtid og løsning. Spør hva som må til for at situasjonen kan normaliseres. Vær tydelig på medvirkningsplikten og arbeidslivets spilleregler. Avtal noe for dere avslutter samtalen, f.eks. at dere snakkes mer i morgen eller neste uke. Bli enige om hva som bør gjøres videre, f.eks. at en av dere tar kontakt med leder og ber om et møte, at du som verneombud deltar i et slikt møte og hvilken rolle du skal ha i møtet.
- Bidra til at saken løses på lavest mulig, men riktig, nivå – løft saken når nødvendig. Som verneombud skal du bidra til at saker blir løst på lavest mulig nivå, det vil si der de oppstår. Leder må ha kunnskap om saken for å kunne iverksette tiltak. Derfor er det viktig å få til en dialog mellom den som har et problem og den ansvarlige lederen. Dersom det ikke er mulig å finne tilfredsstillende løsninger, må saken løftes til nivået over. Dette bør det være enighet om før neste nivå kobles inn. Søk gjerne råd hos hovedverneombudet.
- Ikke ta noens parti – du er verneombud for alle.
Personalsak, arbeidsmiljøsak eller begge deler?
Håndtering av personalsaker er et eget felt innenfor personalforvaltningen og utgjør en del av den personalpolitikken UiB har som offentlig etat. Begrepet «personalsak» er ikke juridisk definert noe sted, men vil typisk dreie seg om saksbehandling knyttet til ulike aspekter av den ansattes arbeidsforhold. Oftest vil saksbehandling bestå av forberedelse av enkeltvedtak etter forvaltningsloven, men også andre lover og reguleringer som tjenestemannsloven og arbeidsmiljøloven kan være relevante. Eksempler på personalsaker kan være vedtak knyttet til ansettelse, permisjoner, forflytninger og oppsigelse, eller i å ilegge en ansatt refs, advarsel eller annen ordensstraff. Arbeidstilsynet bruker som eksempler på krevende personalsaker påstander om trakassering, mobbing eller andre lovbrudd, dårlig arbeidsutførelse, brudd på retningslinjer, uakseptabel atferd, anonyme meldinger eller personkonflikter[1]. Ofte vil en personalsak bestå av flere av disse elementene.
Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesse i saker som angår arbeidsmiljøet og har normalt ingen rolle i en personalsak. Det vil vanligvis være den fagforeningstillitsvalgte som bistår den ansatte[2]. Men den ansatte kan fritt velge hvem han vil til å bistå i saken[3]. Vær oppmerksom på at dersom verneombudet bistår en ansatt i en personalsak så kan det innebære en rollekonflikt med det å være et verneombud for alle. Verneombudet kan være til stede i behandling av saken for å påse at retningslinjene blir fulgt for alle parter og vurdere om forholdet er en arbeidsmiljøsak. Uavhengig av dette bør verneombudet bli orientert om at forholdet er under behandling dersom det anses at det har betydning for arbeidsmiljøet. Det kan også bli aktuelt å gjøre tiltak i arbeidsmiljøet, for eksempel bedre samhandling mellom grupper, og da har verneombudet en naturlig rolle i dette arbeidet og skal rådføres[4].
I alvorlige personalsaker kan imidlertid arbeidsgivers personaloppfølging være så kritikkverdig at arbeidstakers rett til et forsvarlig arbeidsmiljø ikke er oppfylt. Arbeidstakere kan oppleve arbeidsgiveres personaloppfølging som unødvendig og utilbørlig press. Personaloppfølgingen kan i realiteten være uttrykk for trakassering, mobbing eller annen utilbørlig adferd fra arbeidsgivers side. Mangelen på klar og tydelig ledelse fra arbeidsgiver kan også gi grobunn for alvorlige arbeidsmiljø-konflikter. Selv om arbeidsgiver har styringsrett har arbeidsgiver også plikt til å ivareta at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas[5]. En sak som angår arbeidstaker kan med andre ord både være en personalsak og en arbeidsmiljøsak. Disse håndteres imidlertid ulikt og mest mulig uavhengig fra hverandre.
[1] Arbeidstilsynet – Personalsaker
[2] UiB (2011). Saksgang i konfliktsaker ved UiB, punkt 3: «Retningslinjer for støtte- og stabsfunksjoner». Vedlegg i Regelsamling 3.1.7. Retningslinjer for konflikthåndtering.
[3] Forvaltningsloven § 12 (advokat eller annen fullmektig).
[4] Arbeidsmiljøloven § 6-2 (1)(4). Verneombudets oppgaver.
[5] Arbeidsmiljøloven § 4-3(1). Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet.