For at du skal kunne ivareta oppgavene dine som verneombud, må du ha god og jevnlig kontakt med den lederen som har HMS-ansvar i ditt verneområde. Samarbeid mellom linjeleder og verneombud er hjemlet i Retningslinje for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud
2.1 Tilrettelegging for å ivareta vervet
Leder skal snarest invitere nyvalgt verneombud og vara til et oppstartmøte for å legge grunnlaget for et godt samarbeid ved å diskutere samarbeidsformer og forventninger til hverandre.
Ved starten av hvert år eller semester bør leder og verneombud sammen sette opp en møteplan og arbeidsplan.
Leder og verneombud gjør i fellesskap en vurdering av hvor mye tid verneombudet må bruke for å ivareta vervet, og hvilke konsekvenser dette får for verneombudets ordinære oppgaver. Dersom verneombudet har en annen daglig arbeidsleder, må linjeleder sikre at det legges til rette for at verneombudet avlastes fra ordinære oppgaver i den grad det er nødvendig for å ivareta vervet. Verneombudet skal ikke pålegges andre oppgaver på tidspunkt som er fastsatt i møte- og aktivitetsplan.
Verneombudet har rett til å forlate arbeidsplassen dersom dette er nødvendig for å ivareta vervet.
Verneombud plikter å delta i avdelingens VO-nettverksmøter som hovedverneombudet leder. Verneombudet har rett og plikt til å delta på nødvendige opplærings- og kompetansehevingstiltak. En opplæringsplan bør avtales med leder og inngå som en del av verneombudets aktivitetsplan.
2.2 Arenaer for kommunikasjon og samarbeid
- Faste kvartalsvise møter mellom linjeleder og VO (linjeledermøter)
- HMS-møter
- Personalmøter
- Møter i styrende organ
- HMS-plan og HMS-rapportering
2.2.1 Faste møter mellom leder og VO (linjeledermøter)
- Linjeleder er ansvarlig for møtet og skal sende ut saksliste
- Deltakere er linjeleder, verneombud, vara-verneombud. Andre kan inviteres til enkeltsaker dersom det er hensiktsmessig (f.eks. enhetens HMS-koordinator, arealkontakt, andre med HMS-oppgaver). Har enheten opprettet et HMS-utvalg eller lignende, erstatter dette ikke de faste møter mellom linjeleder og VO.
- Aktuelle saker på sakskartet kan være:
- Referat fra forrige møte gjennomgås, med sjekk av oppfølgingspunkt
- Informasjon fra VO – aktiviteter (nettverksmøter, verneombudssamlinger, kurs/kompetanseheving m.m.), aktuelle saker VO er involvert i, henvendelser og forespørsler til vernetjenesten
- Informasjon fra leder – HMS- og arbeidsmiljøsaker diskutert i ledergruppen, pågående byggeprosjekt, planer om ombygging, oversikter over sykefravær, andre saker som har relevans for arbeidsmiljøet
- HMS-handlingsplanen – status for gjennomføring av tiltak
- Avviksmeldinger – gå igjennom rapport, sjekke ut at avvikene er eller blir rettet opp. Har det vært hendelser som burde være meldt som avvik?
- Arbeidsmiljøkartlegginger (som inneklimamålinger, m.v.) og oppfølging av disse
- Årshjul-saker – settes opp på sakskartet når det er aktuelt, f.eks.:
- Vernerunde – planlegging, oppsummering
- HMS-møte – diskutere opplegg og gjennomføring
- HMS-handlingsplan for neste år
- HMS-årsrapport – denne skal fylles ut av leder og VO i fellesskap (kan gjøres i et kvartalsmøte)
- Andre aktuelle saker (tilpasset lokale forhold)
- Beredskapsplan
- Sikkerhetsledelse og -rutiner ved enheten, som er et meget viktig lederansvar
- Risikovurdering
- Sette i verk nye HMS-retningslinjer når de er klare (som f.eks. retningslinjer og opplæringstiltak for håndtering av vold og trusler)
- Gjennomføring av ARK ved enheten
2.2.2 Tips til VO i linjeledermøtet
- Forbered deg, hent fram referatet fra sist møte, sett ned punkt du vil ta opp.
- Ha med oversikt over dine saker siden forrige gang, hvilke aktiviteter du har deltatt på og tidsbruk til vervet.
- Bruk referatene fra nettverksmøtene aktivt, er det noe du skal ta opp med din linjeleder?
- Meld på forhånd om særlige saker du vil ta opp slik at leder får tid til å forberede seg.
- Blir du bedt om å signere en uttalelse eller samtykke i noe du ikke er komfortabel med, be om betenkingstid. Avtal at du gir tilbakemelding innen en avtalt dato.
- Skal du underskrive noe som verneombud, er det viktig at du får tid til å sette deg inn i saken før du signerer. Konferer med hovedverneombudet om du er usikker.
- Sjekk om det du blir bedt om å signere eller gå god for, kun gjelder ditt verneområde. Hvis det gjelder flere verneområder, skal saken håndteres av hovedverneombudet.
- Vær tydelig på at det skal lages referat og etterlys om det ikke kommer. Noter også selv de viktigste sakene og hvilken oppfølging dere ble enige om.
- Vær konstruktiv og løsningsorientert.
- Husk at du har taushetsplikt!
2.3 Et godt arbeidsmiljø forutsetter god kommunikasjon
Verneombudet skal påse at de ansatte involveres og medvirker i prosesser som kan få konsekvenser for arbeidsmiljøet. Gode interne informasjonsrutiner og kommunikasjonskanaler er avgjørende for å utløse ansattes ressurser og i videre utvikling av organisasjonen. Gjensidig informasjonsflyt mellom leder og verneombud er et viktig ledd i den interne kommunikasjonen, og noe begge parter har ansvar for.
Leders informasjonsansvar: Eksempler på saker som leder rutinemessig skal informere sitt verneombud om:
- Tiltak som gjøres for å rette opp avvik. Gjennom avvikssystemet skal VO få automatisk kopi av alle avviksmeldinger fra eget verneområde.
- Flytting, ombygging, oppussing, omfatter også omflytting på kontor/arealer og planer om ombygging, o.l.
- Budsjett og planer
- Strategiarbeid
- Organisatoriske endringer, justering av arbeidsfordeling m.v.
- Bemanningsplaner (dette skal ikke drøftes men skal kun være informasjon)
- Opplæringstiltak i enheten
- Inkluderende arbeidsliv (IA)
- Oversikt over sykefravær
- Rusforebyggende arbeid (AKAN)
- Konflikter som kan ha betydning for arbeidsmiljøet
Verneombudets informasjonsansvar: Eksempler på saker som VO rutinemessig skal informere sin leder om:
- Avvik som ikke er registrert
- Enkeltstående saker og hendelser
- Bekymringsmeldinger
- Rapportering av relevante saker og informasjon fra VO/HVO nettverket
- Rapportering fra kurs, seminar og andre opplæringstiltak VO har deltatt på