Del 1. Hva er et verneombud?

Denne verneombudsmappen er laget av Hovedverneombudsgruppen ved UiB til bruk for verneombud og vara verneombud i deres arbeid ved universitetet, og ble sist redigert våren 2026.

Det er valg til verneombud og varaverneombud på alle nivå i organisasjonen ved UiB annet hvert år.

1.1 Rollene i arbeidsmiljøarbeidet

Verneombudets og varaverneombudets rolle

Verneombudet er arbeidstakernes tillitsvalgte på arbeidsmiljøområdet. Verneombudet representerer alle ansatte i verneområdet og jobber med arbeidsmiljøsaker på vegne av dem.

Verneombudet er et bindeledd mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, så de kan samarbeide om å skape en trygg arbeidsplass gjennom helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS). Verneombudet er et viktig kontakt- og kommunikasjonsledd mellom ansatte og arbeidsgiver. Verneombudet har mulighet til å stanse arbeidet ved umiddelbar fare for liv og helse.

Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår det fysiske, organisatoriske, psykososiale, ergonomiske, kjemiske, og biologiske arbeidsmiljøet. Mer informasjon om arbeidsmiljøfaktorene finnes på Arbeidstilsynet sin side om arbeidsmiljømodellen.

I rollen som verneombud har du en uavhengig stilling overfor arbeidsgiver. Arbeidsgiver/leder kan ikke instruere verneombudet i utførelsen av vervet; her er det lovens og forskriftenes beskrivelse av oppgavene som gjelder.

Vara-verneombudet skal kunne fylle plassen til verneombudet når det kreves. Kan ikke VO stille på nettverksmøter eller i andre fora, møter vara som stedfortreder. Hun eller han har da rollen som et fullverdig verneombud. Når både VO og vara er til stede, er vara observatør. 

Vara-verneombud skal ikke opptre som verneombud når verneombudet fungerer i rollen. Dersom ansatte eller leder kontakter vara-verneombudet, skal vara sørge for at verneombudet blir koblet inn. Det er ikke påkrevd at vara blir informert om alle pågående saker i verneområdet. I saker som gjelder enkeltpersoner og/eller taushetsbelagte saker, vil vara normalt ikke bli orientert. 

Arbeidsgivers ansvar og rolle

Det er arbeidsgiver på virksomhetsnivå, dvs. rektor og universitetsdirektør, som har ansvaret for at UiB gjennomfører et systematisk HMS-arbeid. Ansvaret følger linjen der lederne har ansvaret på sin lokale enhet: fakultet, institutt, avdeling eller seksjon. HMS-ansvaret skal være skriftlig dokumentert. HMS-oppgaver kan delegeres, men ansvaret ligger alltid i linjen. Se UiBs regelsamling for mer informasjon

Den ansattes ansvar og rolle

Arbeidsmiljølovens grunnleggende intensjon er at arbeidstakere har både rett og plikt til å medvirke i det systematiske arbeidet for å sikre et trygt og godt og helsefremmende arbeidsmiljø. Denne medvirkningsbestemmelsen innebærer at ansatte plikter å melde fra om uheldige og farlige forhold i arbeidsmiljøet, og å rette seg etter de bestemmelsene og kjørereglene som gjelder på arbeidsplassen. (AML §2-3)

1.2 Utøvelse av vervet

Verneombudet skal påse, det vil si føre tilsyn med, at arbeidsgiver ivaretar arbeidsmiljølovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsgiver plikter å gi verneombudet nok tid til å utføre sine lovpålagte oppgaver (AML kap 6).

  • Verneombudet har en tilsynsrolle. Verneombudet skal påse at arbeidsgiver ivaretar sitt ansvar for helse, miljø og sikkerhet slik det er fastsatt i arbeidsmiljøloven. (AML. § 6-2)
  • Verneombudet skal samarbeide med leder i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet. (AML. § 3.1)
  • Verneombudet skal medvirke i prosesser som har konsekvenser for arbeidsmiljøet (AML. § 2-1, § 3-1, § 4-2, § 6-2 (4))
  • Verneombudet skal varsle om forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare (AML. § 6-2 (3))
  • Verneombudet har rett til å stanse farlig arbeid (AML. § 6-3)
  • Verneombudet har taushetsplikt (Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, § 3-17)

1.3 Verneombudets oppgaver

Verneombudets hovedoppgave er å kontrollere, overvåke og delta i planlegging og gjennomføring av arbeidsmiljøarbeidet, og systematisk HMS-arbeid i virksomheten. Verneombudet skal ikke være den som driver arbeidsmiljøarbeidet i virksomheten, og arbeidsgiver kan ikke pålegge verneombudet arbeid knyttet til dette.

Verneombudet skal:
  • medvirke til at aktuelle lover, regler og retningslinjer er kjent og blir fulgt
  • påse at ansatte får viktig informasjon om arbeidsmiljøet fra arbeidsgiver
  • gjøre ansattes synspunkt og behov kjent for arbeidsgiver
  • tas med på råd ved planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor eget verneområde (systematiske HMS-arbeid)
  • tas med på råd ved etablering, utøvelse og vedlikehold av det systematiske HMS-arbeidet (internkontroll)
Verneombudet skal ikke:
  • overta arbeidsgivers ansvar i HMS-saker
  • i sin rolle pålegges og/eller utføre HMS-oppgaver
  • verneombudet har i utgangspunktet ingen rolle i personalsaker. Det er fagforeningenes tillitsvalgte som normalt bistår sine medlemmer i forbindelse med personalsaker. Dette er ikke til hinder for at en ansatt kan be verneombudet bistå som ressursperson. Verneombudets rolle er da å sikre prosessen, ikke å være noens advokat.

1.4 Organisering og faste møter i vernetjenesten

Vernetjenesten ved UiB følger linjene i organisasjonen:
    • Institutt/grunnenhet: Verneombud (VO) forholder seg til instituttleder/linjeleder.
    • Fakultetene, Universitetsbiblioteket (UB), Universitetsmuseet (UM) og Felles administrasjonen: Hovedverneombud (HVO) forholder seg til dekan/direktør.
    • Sentralt nivå: Universitetets hovedverneombud (UHVO) forholder seg til rektor/universitetsdirektør.
    • Alle VO og HVO og UHVO har en vara, som kan tre inn som stedfortreder.
Faste møter i vernetjenesten
  • Vernetjenesten har faste nettverksmøter på fakultetene, UB, UM og i felles administrasjonen. HVO arrangerer møtene for alle verneombud og varaverneombud ved hovedverneområde. Dette er viktige møteplasser for informasjon, læring og drøfting av saker og oppgaver.
  • UHVO arrangerer månedlige nettverksmøter for alle hovedverneombud med vara.

Nærmere informasjon om opplæring og kompetanseheving for verneombud finnes i del 3.

1.5 Hva er systematisk HMS-arbeid?

Systematisk HMS-arbeid er alle systematiske tiltak som sikrer at virksomhetens og enhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i tråd med myndighetskrav og internt regelverk for å forebygge ulykker og skader på mennesker, miljø og materiell. Din oppgave som verneombud er å være pådriver og bidragsyter i dette arbeidet.

Del 2. Samarbeid

For at du skal kunne ivareta oppgavene dine som verneombud, må du ha god og jevnlig kontakt med den linjelederen som har HMS-ansvar i ditt verneområde. Samarbeid mellom linjeleder og verneombud er hjemlet i Retningslinje for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud.

Med leder menes linjeleder.

2.1 Tilrettelegging for å ivareta vervet

Leder skal snarest invitere nyvalgt verneombud og vara til et oppstartmøte for å legge grunnlaget for et godt samarbeid ved å diskutere samarbeidsformer og forventninger til hverandre.

Ved starten av hvert år eller semester bør leder og verneombud sammen sette opp en møteplan og arbeidsplan.

Leder og verneombud gjør i fellesskap en vurdering av hvor mye tid verneombudet må bruke for å ivareta vervet, og hvilke konsekvenser dette får for verneombudets ordinære oppgaver. Dersom verneombudet har en annen daglig arbeidsleder, må linjeleder sikre at det legges til rette for at verneombudet avlastes fra ordinære oppgaver i den grad det er nødvendig for å ivareta vervet. Verneombudet skal ikke pålegges andre oppgaver på tidspunkt som er fastsatt i verneombudets møte- og aktivitetsplan.

Verneombudet har rett til å forlate arbeidsplassen dersom dette er nødvendig for å ivareta vervet.

Verneombud og vara plikter å delta på nettverksmøtene som hovedverneombudet leder. Verneombudet har rett og plikt til å delta på nødvendige opplærings- og kompetansehevingstiltak. En opplæringsplan bør avtales med leder og inngå som en del av verneombudets aktivitetsplan.

2.2 Linjeledermøte

Linjeledermøte er faste kvartalsvise møter mellom leder og verneombud på alle nivå i organisasjonen. Deltakere er linjeleder, verneombud, vara-verneombud. Andre kan inviteres til enkeltsaker dersom det er hensiktsmessig (f.eks. enhetens HMS-koordinator, arealkontakt, andre med HMS-oppgaver). Har enheten opprettet et HMS-utvalg eller lignende, erstatter dette ikke de faste møtene mellom linjeleder og VO. 

Linjeleder er ansvarlig for møtet og skal sende ut innkalling til møte med saksliste og har ansvaret for at det blir ført referat.  Det skal være minimum 4 faste møter i året – (se retningslinjer for mer informasjon) 

Forslag til agenda 

  • Referat fra forrige møte gjennomgås, med sjekk av oppfølgingspunkter 
  • Informasjon fra VO – aktiviteter (nettverksmøter, verneombudssamlinger, kurs/kompetanseheving m.m.), aktuelle saker VO er involvert i, henvendelser og forespørsler til vernetjenesten 
  • Informasjon fra leder – HMS- og arbeidsmiljøsaker diskutert i ledergruppen, pågående byggeprosjekter, planer om ombygging, oversikter over sykefravær, andre saker som har relevans for arbeidsmiljøet 
  • HMS-handlingsplanen – status for gjennomføring av tiltak 
  • Avviksmeldinger – gå igjennom rapport, sjekke ut at avvikene er eller blir rettet opp. Har det vært hendelser som burde være meldt som avvik? 
  • Arbeidsmiljøkartlegginger (som inneklimamålinger, m.v.) og oppfølging av disse 
  • Årshjul-saker – settes opp på sakskartet når det er aktuelt, f.eks.: 
    • Vernerunde – planlegging, oppsummering
    • Lokal arbeidsmiljøkartlegging (årlig) og felles arbeidsmiljøkartlegging( ca hvert tredje år)
    • HMS-møte – diskutere opplegg og gjennomføring
    • HMS-handlingsplan for neste år 
    • HMS-årsrapport – denne skal fylles ut av leder og VO i fellesskap (kan gjøres i et kvartalsmøte)
    • Risikovurdering 
  • Andre aktuelle saker (tilpasset lokale forhold) kan være:
    • Beredskapsplan 
    • Sikkerhetsledelse og -rutiner ved enheten, som er et meget viktig lederansvar 
    • Informere om nye HMS-retningslinjer når det skjer (som f.eks. retningslinjer og opplæringstiltak for håndtering av vold og trusler) 

Tips til VO i linjeledermøtet

  • Forbered deg, hent fram referatet fra sist møte, sett ned punkt du vil ta opp.
  • Ha med oversikt over dine saker siden forrige gang, hvilke aktiviteter du har deltatt på og tidsbruk til vervet.
  • Bruk referatene fra nettverksmøtene aktivt, er det noe du skal ta opp med din linjeleder?
  • Meld på forhånd om særlige saker du vil ta opp slik at leder får tid til å forberede seg.
  • Blir du bedt om å signere en uttalelse eller samtykke i noe du ikke er komfortabel med, be om betenkingstid. Avtal at du gir tilbakemelding innen en avtalt dato.
  • Skal du underskrive noe som verneombud, er det viktig at du får tid til å sette deg inn i saken før du signerer. Konferer med hovedverneombudet om du er usikker.
  • Sjekk om det du blir bedt om å signere eller gå god for, kun gjelder ditt verneområde. Hvis det gjelder flere verneområder, skal saken håndteres av hovedverneombudet.
  • Vær tydelig på at det skal lages referat og etterlys om det ikke kommer. Noter også selv de viktigste sakene og hvilken oppfølging dere ble enige om.
  • Vær konstruktiv og løsningsorientert.
  • Husk at du har taushetsplikt!

2.3 Andre arenaer for kommunikasjon og samarbeid i arbeidsmiljøarbeidet

  • HMS-plan og HMS-årsrapportering (inkludert arbeidsmiljøundersøkelser og vernerunder) 
  • HMS-møter 
  • Allmøter, byggmøter, seksjonsmøter og andre aktuelle møter 
  • HVO deltar i IDU – Informasjons-og drøftingsutvalgene på de ulike hovedverneombudsenhetene, og UHVO deltar på AMU ( Arbeidsmiljøutvalget) og i forhandlingsutvalget (FU).

2.4 Et godt arbeidsmiljø forutsetter god kommunikasjon

Verneombudet skal påse at de ansatte involveres og medvirker i prosesser som kan få konsekvenser for arbeidsmiljøet. Gjensidig informasjonsflyt mellom leder og verneombud er et viktig ledd i den interne kommunikasjonen, og noe begge parter har ansvar for.

Leders informasjonsansvar: Eksempler på saker som leder rutinemessig skal informere sitt verneombud om:

  • Tiltak som gjøres for å rette opp avvik.
  • Flytting, ombygging, oppussing, omfatter også omflytting på kontor/arealer og planer om ombygging, o.l.
  • Budsjett og planer
  • Strategiarbeid
  • Organisatoriske endringer, justering av arbeidsfordeling m.v.
  • Bemanningsplaner (dette skal ikke drøftes men skal kun være informasjon)
  • Opplæringstiltak i enheten
  • Inkluderende arbeidsliv (IA)
  • Oversikt over sykefravær
  • Avhengighetsforebyggende arbeid (AKAN)
  • Konflikter som kan ha betydning for arbeidsmiljøet

Verneombudets informasjonsansvar: Eksempler på saker som VO rutinemessig skal informere sin leder om:

  • Avvik som ikke er registrert
  • Enkeltstående saker og hendelser
  • Bekymringsmeldinger
  • Rapportering av relevante saker og informasjon fra VO/HVO nettverket
  • Rapportering fra kurs, seminar og andre opplæringstiltak VO har deltatt på

Del 3. Ressurser

3.1. Kurs og opplæring

Arbeidsgiver skal sørge for alle verneombud og vara verneombud får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på forsvarlig måte (AML §6-5 og Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §3-18 og §3-19)

Verneombud oppfordres til å videreutvikle sin kompetanse ved å delta på arrangement i regi av vernetjenesten, arrangement i regi av UiB og andre aktuelle arrangement i regi av Arbeidstilsynet, Stami etc.

Grunnopplæring i HMS: Arbeidsmiljøloven setter som minstekrav til opplæring grunnkurs i HMS med omfang minimum 40 timer. Alle verneombud og varaer ved UiB tilbys dette kurset i starten av sin funksjonsperiode. Er du verneombud i flere perioder, kan det være lurt å ta kurset på nytt etter noen år.

Andre HMS-kurs ved UiB: Universitetet tilbyr en rekke kurs om ulike tema (for eksempel ros-analyser og brannvernkurs mm) som blir annonsert på HMS-portalen

Kompetanseheving i regi av vernetjenesten:

  • Hovedverneombudene arrangerer nettverksmøter ca. en gang i måneden. Nettverksmøtene gir kunnskapspåfyll og mulighet for erfaringsdeling for verneombud og varaer.
  • Alle verneombud og vara verneombud ved UiB får årlig opplæring og kunnskapsheving gjennom to VO samlinger (halv dag) om våren, og en hel kompetansedag hvert år i oktober. Det er Universitetets hovedverneombud som arrangerer disse samlingene sammen med HVO nettverket.

Du må selv holde deg oppdatert på endringer i lov og forskrift, og i retningslinjer og prosedyrer ved UiB.

3.2. HMS ressurser

Som verneombud skal du ha kunnskap om krav til arbeidsmiljø i lov og forskrift, og du skal kjenne til UiBs HMS-retningslinjer. I mange saker vil du også ha behov for å innhente og sjekke lovkrav, prosedyrer, retningslinjer osv. Det finnes en rekke informasjonskilder som er nyttige når du trenger referanser og hjemmel for å kreve f.eks. tiltak som arbeidsgiver må iverksette.

HMS-ressurser ved UiB

Ressurser på nettet

Noen særlige viktige nøkkeldokumenter for verneombud:

På www.uib.no

Andre eksterne kilder:

Relevante lover og forskrifter