Del 1. Hva er et verneombud?

1.1 Hva er verneombudets rolle?

Verneombudet er arbeidstakernes tillitsvalgte på arbeidsmiljøområdet. Verneombudet representerer alle ansatte i verneområdet og jobber med arbeidsmiljøsaker på vegne av dem. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet.

I rollen som verneombud har du en uavhengig stilling overfor arbeidsgiver. Arbeidsgiver/leder kan ikke instruere verneombudet i utførelsen av vervet; her er det lovens og forskriftenes beskrivelse av oppgavene som gjelder.

1.2 Hvordan skal verneombudet utøve sitt verv?

Verneombudet skal påse, det vil si føre tilsyn med, at arbeidsgiver ivaretar arbeidsmiljølovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsgiver plikter å gi verneombudet nok tid til å utføre sine lovpålagte oppgaver (aml. § 6-5).

  • Verneombudet har en tilsynsrolle. Verneombudet skal påse at arbeidsgiver ivaretar sitt ansvar for helse, miljø og sikkerhet slik det er fastsatt i arbeidsmiljøloven. (aml. § 6-2)
  • Verneombudet skal samarbeide med leder i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet. (aml. § 3.1)
  • Verneombudet skal medvirke i prosesser som har konsekvenser for arbeidsmiljøet (aml. § 2-1, § 3-1, § 4-2, § 6-2 (4))
  • Verneombudet skal varsle om forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare (aml. § 6-2 (3))
  • Verneombudet har rett til å stanse farlig arbeid (aml. § 6-3)
  • Verneombudet har taushetsplikt (Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, § 3-17)

1.3 Hva er verneombudets oppgaver?

Verneombudets hovedoppgave er å kontrollere, overvåke og delta i planlegging og gjennomføring av verne- og miljøarbeidet. Verneombudet skal ikke være den som driver miljøarbeidet i virksomheten. Arbeidsgiver kan ikke pålegge verneombudet oppgaver.

Verneombudet skal:

  • Medvirke til at aktuelle lover, regler og retningslinjer er kjent og blir fulgt
  • Bidra til at informasjon om arbeidsmiljøet og ansattes synspunkt og behov blir kjent for arbeidsgiver
  • Bidra i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet i verneområdet

Verneombudet skal ikke:

  • Overta arbeidsgivers ansvar i HMS-saker
  • I sin rolle pålegges og/eller utføre HMS-oppgaver
  • Verneombudet har i utgangspunktet ingen rolle i personalsaker. Det er fagforeningenes tillitsvalgte som normalt bistår sine medlemmer i forbindelse med personalsaker. Dette er ikke til hinder for at en ansatt kan be verneombudet bistå som ressursperson. Verneombudets rolle er da å sikre prosessen, ikke å være noens advokat (se mer i punkt om personalpunkter, del 3 – hyperlenke her)

1.4 Hvordan er vernetjenesten organisert?

  • Vernetjenesten ved UiB følger linjene i organisasjonen:
    • Institutt/grunnenhet: Verneombud (VO) forholder seg til instituttleder/linjeleder.
    • Fakultetene, Universitetsbiblioteket (UB), Universitetsmuseet (UM) og Sentraladministrative avdelinger (SA): Hovedverneombud (HVO) forholder seg til dekan/direktør.
    • Sentralt nivå: Hovedverneombudet ved UIB (UHVO) forholder seg til rektor/universitetsdirektør.
  • Alle VO og HVO har en vara, som kan tre inn som stedfortreder.
  • Alle VO og HVO skal ha faste møter med sin linjeleder, minst 4 ganger i året.
  • Vernetjenesten har faste nettverksmøter, både sentralt (UHVO og HVO) og på fakultetene, UB, UM og SA (HVO og VO). Dette er viktige møteplasser for informasjon, læring og drøfting av saker og oppgaver.

1.5 Hva er systematisk HMS-arbeid?

Systematisk HMS-arbeid betyr at enheten har handlings- og tiltaksplaner, kartlegger forhold som påvirker arbeidsmiljøet og systematisk utvikler HMS-arbeidet både gjennom årlige og mer akutte tiltak. Din oppgave som verneombud er å være pådriver og bidragsyter i dette arbeidet.

Systematisk HMS og verneombudets medvirkning er lovpålagt, se § 3-1 i aml og UiBs retningslinjer. Arbeidsgiver er pålagt, sammen med verneombud, å:

  • Kartlegge systematisk arbeidsmiljøfaktorer gjennom årlige HMS-møter, HMS-runder og risikovurderinger
  • Utvikle en handlingsplan som revideres hvert år på grunnlag av kartlegging og nye erfaringer
  • Utarbeide årsrapporter bygd på kartlegging og som samsvarer med handlingsplanen
  • Oppdatere beredskapsplanen en gang pr år
  • Rapportere kontinuerlig HMS-saker, følge opp og evaluere avvik, nesten-ulykker og ulykker og fortløpende vurdere HMS-tiltak og rutiner.

1.6 Hva er arbeidsgivers ansvar?

Det er arbeidsgiver på virksomhetsnivå, dvs. rektor og universitetsdirektør, som har ansvaret for at UiB gjennomfører et systematisk HMS-arbeid. Ansvaret følger linjen der lederne har ansvaret på sin lokale enhet enten det er fakultet, institutt, avdeling eller seksjon. Hvem som har HMS-ansvar, skal være skriftlig dokumentert. HMS-oppgaver kan delegeres til andre, men ansvaret ligger alltid i linjen. Se også UiBs regelsamling 3.2.2 Ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet

1.7 Hva er de ansattes ansvar?

Arbeidsmiljølovens grunnleggende intensjon er at arbeidstakere har både rett og plikt til å medvirke i det systematiske arbeidet for å sikre et trygt og godt og helsefremmende arbeidsmiljø. Denne medvirkningsbestemmelsen innebærer at ansatte plikter å melde fra om uheldige og farlige forhold i arbeidsmiljøet, og å rette seg etter de bestemmelsene og kjørereglene som gjelder på arbeidsplassen. (aml. § 2-3)

1.8 Hvordan bidra til samarbeid og å styrke informasjonsflyten?

Verneombudet er et viktig kontakt- og kommunikasjonsledd mellom ansatte og arbeidsgiver.

  • Derfor er det viktig at du er aktiv, deltar på møter og ber om relevant informasjon som du trenger i ditt verv som verneombud. Dette har din leder plikt til å gi deg.
  • Saker som angår arbeidsmiljøet bør først og fremst bli løst på lavest mulig og riktig nivå, i samarbeid med nærmeste leder.
  • Gjennom å delta i nettverk og samarbeide med andre verneombud deler du informasjon og får råd som er nødvendig for din oppgave.
  • Verneombudene er derfor et viktig kontaktledd mellom ansatte og ledelse og kan bidra til å styrke kommunikasjonen på hele universitetet.

1.9 Hva er de konkrete oppgavene til det lokale verneombudet?

Verneombudet har ansvar for å bidra i det systematiske HMS arbeidet, ha aktivt tilsyn i lokale HMS-saker og delta i aktuelle møter på lokalt nivå.  Som verneombud:

  • har du plikt og rett til faglig oppdatering
  • skal du bli informert om alle saker som gjelder arbeidsmiljøet i verneområdet
  • er du kontaktperson og talsperson for ansatte i saker som gjelder arbeidsmiljøet
  • bidrar du i det systematiske HMS-arbeidet
  • har du faste møter med linjeleder
  • deltar du i møter i lokale VO-nettverk

1.10 Hva er vara-verneombudets rolle?

Vara-verneombudet skal kunne fylle plassen til verneombudet når det kreves. Vara må gjennomføre 40 timers kurset på samme måte som VO. Vara skal også innkalles til kontaktmøter med linjeleder. Kan ikke VO stille på nettverksmøter eller i andre fora, møter vara som stedfortreder. Hun eller han har da rollen som et fullverdig verneombud.

Det er viktig at rollene er riktig fordelt. Når både VO og vara er til stede, er vara observatør og lytter aktivt.

Vara-verneombud kan ikke opptre som verneombud når verneombudet fungerer i rollen. Dersom ansatte eller leder kontakter vara-verneombudet, skal vara sørge for at verneombudet blir koblet inn.

Det er ikke påkrevd at vara blir informert om alle pågående saker i verneområdet. I saker som gjelder enkeltpersoner og/eller taushetsbelagte saker, vil vara normalt ikke bli orientert.

Del 2. Samarbeid

For at du skal kunne ivareta oppgavene dine som verneombud, må du ha god og jevnlig kontakt med den lederen som har HMS-ansvar i ditt verneområde. Samarbeid mellom linjeleder og verneombud er hjemlet i Retningslinje for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud.

2.1 Tilrettelegging for å ivareta vervet

Leder skal snarest invitere nyvalgt verneombud og vara til et oppstartmøte for å legge grunnlaget for et godt samarbeid ved å diskutere samarbeidsformer og forventninger til hverandre.

Ved starten av hvert år eller semester bør leder og verneombud sammen sette opp en møteplan og arbeidsplan.

Leder og verneombud gjør i fellesskap en vurdering av hvor mye tid verneombudet må bruke for å ivareta vervet, og hvilke konsekvenser dette får for verneombudets ordinære oppgaver. Dersom verneombudet har en annen daglig arbeidsleder, må linjeleder sikre at det legges til rette for at verneombudet avlastes fra ordinære oppgaver i den grad det er nødvendig for å ivareta vervet. Verneombudet skal ikke pålegges andre oppgaver på tidspunkt som er fastsatt i møte- og aktivitetsplan.

Verneombudet har rett til å forlate arbeidsplassen dersom dette er nødvendig for å ivareta vervet.

Verneombud plikter å delta i avdelingens VO-nettverksmøter som hovedverneombudet leder. Verneombudet har rett og plikt til å delta på nødvendige opplærings- og kompetansehevingstiltak. En opplæringsplan bør avtales med leder og inngå som en del av verneombudets aktivitetsplan.

2.2 Arenaer for kommunikasjon og samarbeid i arbeidsmiljøarbeidet

  • Faste kvartalsvise møter mellom linjeleder og VO (linjeledermøter)
  • HMS-møter
  • Personalmøter
  • Møter i styrende organ
  • HMS-plan og HMS-rapportering

2.2.1 Faste møter mellom leder og VO (linjeledermøter)

  • Linjeleder er ansvarlig for møtet og skal sende ut saksliste
  • Deltakere er linjeleder, verneombud, vara-verneombud. Andre kan inviteres til enkeltsaker dersom det er hensiktsmessig (f.eks. enhetens HMS-koordinator, arealkontakt, andre med HMS-oppgaver). Har enheten opprettet et HMS-utvalg eller lignende, erstatter dette ikke de faste møter mellom linjeleder og VO.
  • Aktuelle saker på sakskartet kan være:
  • Referat fra forrige møte gjennomgås, med sjekk av oppfølgingspunkt
  • Informasjon fra VO – aktiviteter (nettverksmøter, verneombudssamlinger, kurs/kompetanseheving m.m.), aktuelle saker VO er involvert i, henvendelser og forespørsler til vernetjenesten
  • Informasjon fra leder – HMS- og arbeidsmiljøsaker diskutert i ledergruppen, pågående byggeprosjekt, planer om ombygging, oversikter over sykefravær, andre saker som har relevans for arbeidsmiljøet
  • HMS-handlingsplanen – status for gjennomføring av tiltak
  • Avviksmeldinger – gå igjennom rapport, sjekke ut at avvikene er eller blir rettet opp. Har det vært hendelser som burde være meldt som avvik?
  • Arbeidsmiljøkartlegginger (som inneklimamålinger, m.v.) og oppfølging av disse
  • Årshjul-saker – settes opp på sakskartet når det er aktuelt, f.eks.:
    • Vernerunde – planlegging, oppsummering
    • HMS-møte – diskutere opplegg og gjennomføring
    • HMS-handlingsplan for neste år
    • HMS-årsrapport – denne skal fylles ut av leder og VO i fellesskap (kan gjøres i et kvartalsmøte)
  • Andre aktuelle saker (tilpasset lokale forhold)
    • Beredskapsplan
    • Sikkerhetsledelse og -rutiner ved enheten, som er et meget viktig lederansvar
    • Risikovurdering
    • Sette i verk nye HMS-retningslinjer når de er klare (som f.eks. retningslinjer og opplæringstiltak for håndtering av vold og trusler)
    • Gjennomføring av ARK ved enheten

2.2.2 Tips til VO i linjeledermøtet

  • Forbered deg, hent fram referatet fra sist møte, sett ned punkt du vil ta opp.
  • Ha med oversikt over dine saker siden forrige gang, hvilke aktiviteter du har deltatt på og tidsbruk til vervet.
  • Bruk referatene fra nettverksmøtene aktivt, er det noe du skal ta opp med din linjeleder?
  • Meld på forhånd om særlige saker du vil ta opp slik at leder får tid til å forberede seg.
  • Blir du bedt om å signere en uttalelse eller samtykke i noe du ikke er komfortabel med, be om betenkingstid. Avtal at du gir tilbakemelding innen en avtalt dato.
  • Skal du underskrive noe som verneombud, er det viktig at du får tid til å sette deg inn i saken før du signerer. Konferer med hovedverneombudet om du er usikker.
  • Sjekk om det du blir bedt om å signere eller gå god for, kun gjelder ditt verneområde. Hvis det gjelder flere verneområder, skal saken håndteres av hovedverneombudet.
  • Vær tydelig på at det skal lages referat og etterlys om det ikke kommer. Noter også selv de viktigste sakene og hvilken oppfølging dere ble enige om.
  • Vær konstruktiv og løsningsorientert.
  • Husk at du har taushetsplikt!

2.3 Et godt arbeidsmiljø forutsetter god kommunikasjon

Verneombudet skal påse at de ansatte involveres og medvirker i prosesser som kan få konsekvenser for arbeidsmiljøet. Gode interne informasjonsrutiner og kommunikasjonskanaler er avgjørende for å utløse ansattes ressurser og i videre utvikling av organisasjonen. Gjensidig informasjonsflyt mellom leder og verneombud er et viktig ledd i den interne kommunikasjonen, og noe begge parter har ansvar for.

Leders informasjonsansvar: Eksempler på saker som leder rutinemessig skal informere sitt verneombud om:

  • Tiltak som gjøres for å rette opp avvik.  Gjennom avvikssystemet skal VO få automatisk kopi av alle avviksmeldinger fra eget verneområde.
  • Flytting, ombygging, oppussing, omfatter også omflytting på kontor/arealer og planer om ombygging, o.l.
  • Budsjett og planer
  • Strategiarbeid
  • Organisatoriske endringer, justering av arbeidsfordeling m.v.
  • Bemanningsplaner (dette skal ikke drøftes men skal kun være informasjon)
  • Opplæringstiltak i enheten
  • Inkluderende arbeidsliv (IA)
  • Oversikt over sykefravær
  • Rusforebyggende arbeid (AKAN)
  • Konflikter som kan ha betydning for arbeidsmiljøet

Verneombudets informasjonsansvar: Eksempler på saker som VO rutinemessig skal informere sin leder om:

  • Avvik som ikke er registrert
  • Enkeltstående saker og hendelser
  • Bekymringsmeldinger
  • Rapportering av relevante saker og informasjon fra VO/HVO nettverket
  • Rapportering fra kurs, seminar og andre opplæringstiltak VO har deltatt på

Del 3. Ressurser

3.1. Kurs og opplæring

Alle verneombud og varaer skal ha tilstrekkelig opplæring til å ivareta vervet på en forsvarlig måte. Verneombud oppfordres til å videreutvikle sin kompetanse og søke finansiering til dette.

Grunnkurs: Arbeidsmiljøloven setter som minstekrav til opplæring grunnkurs i HMS med omfang minimum 40 timer. Alle verneombud ved UiB tilbys dette kurset i starten av sin funksjonsperiode. Er du verneombud i flere perioder, kan det være lurt å ta kurset på nytt etter noen år.  Du må holde deg oppdatert på endringer i lov og forskrift, og i retningslinjer og prosedyrer ved UiB. Slik oppdatering og kompetanseheving får du på nettverksmøter, i verneombudssamlinger og i egne oppfølgings- og påbyggingskurs.

Andre HMS-kurs ved UiB: Universitetet tilbyr en rekke kurs om ulike tema som blir annonsert på HMS-portalen. Dette er laboratoriekurs, kurs i avfallshåndtering, bruk av ECO-online, eksponeringsregisteret, førstehjelpskurs, brannvernkurs, opplæring om håndtering av vold og trusler, mm. HMS-opplæring annonseres på HMS-portalen HMS-portalen

Kompetanseheving og nettverk i regi av vernetjenesten:

  • Nettverksmøter for verneombud: Hovedverneombudene arrangerer nettverksmøter ca. en gang i måneden for alle verneombudene i området.
  • Verneombudssamlinger: Universitetets hovedverneombud arranger samlinger for alle verneombudene 2-3 ganger årlig
  • Kompetansedag: Universitetets hovedverneombud arrangerer årlig en kompetansedag for alle verneombud og varaer, i samarbeid med aktuelle samarbeidspartnere som blant annet Arbeidsmiljøsenteret og NAV arbeidslivssenter.

Eksterne kurstilbud: Det kan også være lurt å holde seg orientert om kurs som tilbys eksternt.

3.2. Fagmiljø og informasjonskilder

Som verneombud skal du ha kunnskap om krav til arbeidsmiljø i lov og forskrift, og du skal kjenne til UiBs HMS-retningslinjer. I mange saker vil du også ha behov for å innhente og sjekke lovkrav, prosedyrer, retningslinjer osv. Det finnes en rekke informasjonskilder som er nyttige når du trenger referanser og hjemmel for å kreve f.eks. tiltak som arbeidsgiver må iverksette.

Hva er HMS-ressursene ved UiB? 

  • Nettverksmøter i vernetjenesten
  • Bedriftshelsetjenesten
  • HMS-seksjonen
  • HR-avdelingen
  • Eiendomsavdelingen
  • Arbeidsmiljøutvalget

Hovedverneombudet

Du kan alltid søke råd hos hovedverneombudet for det området du hører til og hos universitetets hovedverneombud.

Ressurser på nettet

Noen særlige viktige nøkkeldokumenter for verneombud:

På www.uib.no

Andre eksterne kilder:

Relevante lover og forskrifter